Rüçhan Duman bouwde voor ons een doorzoekbare kennisbank van onze eigen projectbestanden

Een stage draait meestal om meewerken met de rest van het team: een rits bugs oplossen, een backlog dat iemand anders geschreven heeft, taken die veilig zijn om over te dragen. Bij Open Commerce is een stage juist de plek waar onze interne R&D gebeurt.

De vraag van Rüçhan Duman was er een die we al een tijd meespeelde: ons projectmateriaal is verspreid over verschillende applicaties en mappen, en een AI-assistent dat betrouwbaar laten doorzoeken was iets wat we wilden, maar nog niet gebouwd hadden. We hebben het hem uitgelegd voordat hij ergens mee had ingestemd, zodat hij het goed kon afwegen. Hij zit in het tweede jaar van Business IT & Management aan de Hogeschool Rotterdam; dit was zijn eerste stage, en hij zei ja tegen vier maanden lang werken aan precies die ene vraag, startend vanuit een lege map.

Iets van die omvang neerleggen bij iemand die dit voor het eerst doet, werkt alleen als het programma zijn kant van de afspraak nakomt: een geschreven briefing, elke donderdag een check-in, en een team waar hij op elk moment iets aan kon vragen.

Het belang, voor onze klanten en voor onszelf

Consultancywerk eindigt meestal in een document. De klant leest het, archiveert het, en zet het in zijn eigen AI-assistent zodra hij er iets uit nodig heeft. Vanaf dat moment werkt hij met een momentopname die allang niet meer actueel is.

We willen juist dat onze documenten makkelijk te refereren zijn. Als iemand zijn werkdag door een assistent laat lopen, is het nuttigste wat we kunnen geven een connector naar de actuele stand van zijn project, gekoppeld aan welke AI-oplossing hij ook al gebruikt, in plaats van een rapport dat vanaf oplevering al begint te verouderen. Dat is waar we naartoe willen, en er zelf een bouwen was de manier om te leren hoe we dit ook voor anderen kunnen doen.

Wat Rüçhan bouwde

Je registreert een Google Drive-map, laat de ingest lopen, en de bestanden worden gekopieerd naar een vectordatabase die specifiek gebouwd is voor AI-zoekopdrachten, terwijl de originelen precies blijven staan waar ze al stonden. Die verversing loopt elke dag, waardoor de antwoorden komen uit wat nu in de mappen staat, niet uit een kopie die op enig moment in het verleden gemaakt is. Je stelt een vraag en het antwoord komt terug met de onderliggende documenten eronder vermeld. Als het antwoord nergens in de kennisbank te vinden is, zegt het systeem dat ook, en biedt het aan om elders te zoeken, in plaats van het gat op te vullen met een hallucinatie. Hij bouwde dezelfde koppeling ook voor Jira, zodat de tickets naast de documenten in de zoekresultaten meekomen.

Het werkt op alle drie de plekken waar we Claude gebruiken: Rüçhan bouwde het eerst tegen de Claude Desktop app, draaiend op zijn eigen machine, en publiceerde het daarna zodat de browserversie niet meer dan een URL nodig had. De terminal vergde een aparte ronde, met commando's om uit te voeren, een installatie, en een losse authenticatie stap voordat er iets verbinding maakte.

De eerste versie antwoordde goed, zolang elke vraag begon met een instructie om de kennisbank te gebruiken. Rüçhan heeft de tijd genomen om de instructies te herschrijven die Claude vertellen waar de tool voor is en wanneer die erbij te pakken, waardoor die stap opgelost werd.

Hoe het werk verliep

Vanaf de eerste week werkte hij met echt projectmateriaal, en testte hij de tool met het soort vragen dat we op lopende projecten stellen, niet met voorbeeldbestanden. Tijdens de donderdagse check-ins stelde hij functies voor die hij zelf nodig had gemerkt, zoals een manier om een document weer uit de kennisbank te verwijderen nadat het was toegevoegd. Sommige daarvan zijn precies zo gebouwd als hij ze voorstelde, bij andere kwam het team met een andere aanpak terug. Daartussendoor plaatste hij dagelijks een update in Slack: wat af was, wat er volgde en waar hij vastliep, met bij elke blokkade een naam zodat de juiste persoon het kon oppakken.

"Als je een vraag hebt, reageert degene die er iets van weet altijd. En ze kijken met je mee. Ze zeggen: als je wilt, plannen we een meeting in, zodat ik je kan helpen bij elke stap waar je moeite mee hebt."

Rüçhan Duman, stagiair bij Open Commerce, april tot augustus 2026

Die gesprekken bleken zijn favoriete onderdeel van de stage, inclusief de vroege exemplaren waarvoor hij nog half slapend aankwam en de woorden niet kwamen, tot een collega voorstelde de ochtenden met een kop koffie te beginnen.

Waar het nu staat

Aan het eind van de bouw presenteerde Rüçhan de tool aan het team, de eerste keer dat hij dat voor een bedrijf deed. Hij geeft dezelfde presentatie ook aan de hogeschool, en oefent die samen met Sander, de bedrijfsbegeleider.

Hij schreef de documentatie voor het verbinden met de tool en het gebruik ervan, samen met een troubleshooting-gids, en droeg het geheel over aan Sander voordat hij vertrok. Het team werkt er sindsdien mee; het scheelt aanzienlijk zoekwerk, en het bleek een stevig genoeg fundament om op verder te bouwen.

Wat Rüçhan Duman bouwde is ook een proof of concept voor onze klanten: hetzelfde systeem gericht op hun project in plaats van het onze, zodat hun eigen AI-assistent antwoord geeft vanuit wat vandaag waar is.